Treuhand- und Steuerberatungsbüros erfahren hier, wie sie Microsoft Teams in Microsoft 365 Business Premium datenschutzkonform einsetzen – für sichere Mandantenkommunikation und revisionssichere Datenaufbewahrung.
Steuerkanzleien müssen digitale Zusammenarbeit effizient organisieren – und gleichzeitig strenge Datenschutz- und Compliance-Vorgaben gemäss dem aktuellen Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) einhalten.
Microsoft Teams, das im Microsoft 365 Business Premium Plan enthalten ist, bietet dafür weit mehr als Chats und Online-Meetings.
Richtig konfiguriert wird MS Teams zur zentralen Plattform für Mandantenkommunikation, Dokumentenaustausch und interne Zusammenarbeit – ohne Risiko für Datenschutz oder Gefährdung von Berufsgeheimnissen.
In vielen Kanzleien entstehen Teams ohne klare Regeln – was schnell zu Unübersichtlichkeit führt. Empfehlenswert ist ein klares Konzept:
Mandantenteams: Ein Team pro Mandat mit definierten Kanälen (z. B. «Buchhaltung», «Lohn», «Jahresabschluss»).
Interne Teams: Für betriebsinterne Themen wie «Personal», «Fortbildung» oder «Marketing».
Lebenszyklus-Management: Endet ein Mandat, wird das Team archiviert; Richtlinien sichern die revisionssichere Aufbewahrung.
Treuhand- und Steuerberatungsbüros bearbeiten hochsensible Daten. Business Premium bietet dafür zahlreiche Schutzfunktionen:
Sensitivity Labels: Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkung automatisch steuern.
eDiscovery & Audit-Logs: Relevante Aktivitäten revisionssicher dokumentieren.
Aufbewahrungsrichtlinien: Chats und Dateien rechtssicher speichern – so lange wie gesetzlich vorgeschrieben.
Schweizer DSG‑Konformität: Berücksichtigung der Vorgaben des EDÖB und der Verordnungen für Berufsgeheimnisse.
Der Austausch mit Mandanten verlangt höchste Sicherheit. Mit MS Teams lässt sich dies zuverlässig umsetzen:
Gastzugang über B2B-Konten: Mandanten haben nur Zugriff auf freigegebene Kanäle und Daten.
Freigaberichtlinien: Statt unsicherer E-Mail-Anhänge – sichere Links mit Ablaufdatum.
Meeting-Sicherheit: Warteräume, Authentifizierung und Protokollierung schützen vor unbefugter Teilnahme.
Treuhand- und Steuerberatungsbüros sind attraktive Ziele für Cyberangriffe. Der «Defender for Business» schützt zuverlässig durch folgende Komponenten:
Automatisierte Bedrohungserkennung bei verdächtigen Dateien
Phishing-Schutz für Mandantenkommunikation
Geräteschutz – auch für Homeoffice-Arbeitsplätze
Struktur für Mandanten- und interne Teams definieren
Sensitivity Labels und Aufbewahrungsrichtlinien aktivieren
Gastzugriffe über B2B-Konten regeln
Defender for Business konsequent nutzen
Microsoft 365 Compliance-Dokumentation
https://learn.microsoft.com/de-ch/purview/
Microsoft Teams Security & Compliance Overview
https://learn.microsoft.com/de-ch/microsoftteams/security-compliance-overview
Wer die Umsetzung im eigenen Treuhandbüro konkret angehen möchte, kann sich in praxisnahen Webinaren in die Themen vertiefen. Ein Einstiegswebinar ist kostenlos; weiterführende Sessions bieten wir zu fairen Konditionen an.
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