OneDrive vs. SharePoint im Treuhänder-Umfeld: Wo liegen die Risiken?

Immer mehr Treuhand- und Steuerberatungsbüros setzen auf Microsoft 365 für die digitale Zusammenarbeit – besonders beim Speichern, Teilen und Bearbeiten von Dokumenten. Dabei fällt die Wahl oft auf OneDrive, da es einfach zu bedienen ist und direkt in Windows integriert ist.

Doch was viele nicht wissen: OneDrive ist nicht gleich SharePoint – und für sensible Mandatsdaten kann die falsche Wahl zu Sicherheits- und Compliance-Problemen führen.

Dieser Artikel zeigt, worin die Unterschiede liegen, wo Risiken lauern und warum SharePoint die bessere Lösung für Kanzleien ist. 

OneDrive im Überblick: Was es kann - und was nicht

Was ist OneDrive?

OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher von Microsoft. Jeder Nutzer hat seine eigene Dateiablage, die sich hervorragend für private Notizen, Entwürfe und Einzeldateien eignet.

Vorteile

• Einfache Bedienung

• Nahtlose Integration in Windows & Explorer

• Offline-Synchronisierung

Risiken in der Kanzlei

• Keine zentrale Steuerung: Freigaben erfolgen oft individuell, ohne Kontrolle durch die Treuhand-Leitung.

• Verlust von Dokumenten bei Mitarbeiterwechsel: Verlässt ein Mitarbeitender die Kanzlei, sind Dateien unter Umständen nicht mehr zugänglich.

• Kein Rollenmanagement: In der Praxis ist häufig kein konsistentes Rollen- und Berechtigungskonzept implementiert - gefährlich bei sensiblen Mandatsdaten.

SharePoint im Überblick: Teamarbeit und Compliance

Was ist SharePoint?

SharePoint ist die zentrale Plattform für die Zusammenarbeit in Microsoft 365. Dokumente werden in sogenannten «Team-Sites» strukturiert abgelegt, gemeinsam genutzt und versioniert.

Vorteile für Treuhand- und Steuerberatungsbüros

• Zentrales Zugriffsmanagement über Gruppen und Rollen

• Versionierung & Protokollierung: Änderungen sind nachvollziehbar

• Mandatsbezogene Ablagestrukturen mit kontrollierten Freigaben

• Integration mit Teams, Outlook, PowerAutomate, etc.

OneDrive vs. SharePoint: Wo liegen die praktischen Unterschiede?

OneDrive kann für die Ablage und Bearbeitung von persönlichen Daten genutzt werden – wenn es jedoch um Mandatsdaten geht, ist SharePoint st SharePoint in der Regel die strukturell geeignetere Lösung für die Ablage sensibler Mandatsdaten.

Typische Fehlkonfigurationen in der Praxis

Viele Steuerkanzleien tappen in die gleichen Fallen:

• Mandatsordner im OneDrive des Sachbearbeiters

• Freigaben über private Links ohne Ablaufdatum

• Verlust von Daten nach Personalwechsel

• Keine Backup-Strategie vorhanden

• Unklare Zuständigkeit bei Löschvorgängen

Diese Fehlkonfigurationen gefährden nicht nur die Datensicherheit; sie können – bei unzureichender organisatorischer Absicherung – datenschutz- und berufsrechtliche Risiken begründen.

Best Practices für den Einsatz von SharePoint in Steuerkanzleien

Damit SharePoint seine Stärken ausspielen kann, sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Strukturierter Aufbau mit Team-Sites je Mandant oder Bereich

• Rollenbasierte Zugriffssteuerung (z. B. Partner, Sachbearbeiter, Azubis)

• Protokollierung von Zugriffen & Änderungen

• Klare Regeln für externe Freigaben

• Verankerung der Nutzung in der Verfahrensdokumentation

DS|MS365 – Unsere Lösung für SharePoint-Sicherheit & Struktur

DS|MS365 – Die Lösung für strukturierte, sichere und DSG-konforme SharePoint-Nutzung in Kanzleien.

Mit DS|MS365 bietet DATA Security Treuhand- und Steuerberatungsbüros eine praxisnahe Lösung, um Microsoft SharePoint und OneDrive sicher, nachvollziehbar und datenschutzkonform zu prüfen und zu bewerten – ganz ohne tiefgehende IT-Kenntnisse.

Unsere Software unterstützt Sie bei Folgendem:

• Prüfung Mandats-bezogener Team‑Sites
  Wir analysieren Strukturen auf Nachvollziehbarkeit, Einheitlichkeit und datenschutzkonforme Ablage.
  

• Überprüfung der Rechtevergabe & Nachvollziehbarkeit
  Rollen‑ und Berechtigungskonzepte werden auf Angemessenheit und Transparenz bewertet – inklusive Dokumentation.
  

• Sicherheitscheck für bestehende OneDrive- und SharePoint-Konfigurationen
  Wir identifizieren Schwachstellen und empfehlen gezielte Massnahmen zur Erhöhung der Compliance.
  

• Einbindung in Ihre interne Dokumentation
  Ergebnisse können direkt in Datenschutz‑ und Organisationsrichtlinien übernommen werden.
  

• Monitoring & Reporting für Ihre IT‑Compliance
  Durch übersichtliche Reports behalten Sie sicherheitsrelevante Punkte im Blick – revisions- und prüfsicher.
  

Die DS|MS365-Lösung ist besonders hilfreich für Treuhand- und Steuerberatungsbüros, die ihre Dateiablage in Microsoft 365 strukturiert, sicher und datenschutzkonform gestalten möchten – ob noch in OneDrive oder bereits in SharePoint.

OneDrive ist bequem – aber SharePoint ist sicherer

OneDrive hat seine Berechtigung – für persönliche Arbeit, Entwürfe oder private Notizen.

Für die Zusammenarbeit im Team und die Ablage sensibler Mandatsdaten ist jedoch SharePoint die eindeutig bessere Wahl.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuelle Microsoft-365-Struktur DSG-konform und praxistauglich ist:

• Wir helfen gerne – mit Checklisten, Support und fertigen Vorlagen.

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