Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an.
Nicht jede Treuhandgesellschaft, nicht jede Beratung und nicht jede Kanzlei ist gleich betroffen. Und nicht jedes betroffene Unternehmen muss sofort eine grosse Compliance-Organisation aufbauen.
GwG-Compliance ist kein fixer Kostenblock, den man wie eine Softwarelizenz oder Versicherungsprämie budgetieren kann. Was sie tatsächlich kostet, hängt vor allem von fünf Faktoren ab: Welche Rolle ein Unternehmen einnimmt, welche Tätigkeiten es ausübt, wie viele relevante Mandate bestehen, wie hoch deren Risikoprofil ist und ob nur einzelne Sorgfaltspflichten oder eine laufende GwG-Organisation notwendig werden.
Die eigentliche Kostenfrage lautet deshalb nicht: «Was kostet uns die GwG-Revision zusätzlich?» Sondern: «Welche Pflichten entstehen in unserem Geschäftsmodell – und was kostet es uns, diese dauerhaft nachvollziehbar, aktuell und prüfungstauglich zu erfüllen?». Genau dort beginnt die realistische Rechnung.
Die Kosten der GwG-Compliance hängen vor allem von Rolle, Tätigkeit, Fallzahl, Risikoprofil und Organisationspflichten ab – nicht nur von externen Gebühren oder Softwarelizenzen.
Das Wichtigste in Kürze
Die GwG-Revision 2026 macht Compliance für bestimmte Berater, Treuhänder, Immobilien- und Transaktionsberater konkreter und operativer. Entscheidend ist nicht der Berufstitel, sondern die tatsächliche Tätigkeit.
Die grössten Kosten entstehen häufig nicht dort, wo eine Rechnung eintrifft. SRO-Beiträge, Schulungen, Revision oder Software sind sichtbar. Der grössere Aufwand liegt oft in der internen Zeit: KYC-Abklärungen, fehlende Unterlagen, Rückfragen, UBO-Prüfungen, Screening-Treffer, laufende Aktualisierungen und Prüfungsvorbereitung.
Digitale und KI-gestützte Unterstützung kann diesen Aufwand senken. Aber sie ersetzt nicht die Verantwortung. Sie hilft vor allem bei der Zuarbeit: Daten auslesen, Strukturen vorbereiten, Dossiers prüfen, Nachweise ordnen und Wiedervorlagen steuern.
Die wichtigste Regel lautet deshalb: Erst Rolle und Pflichtenumfang klären. Dann interne Zeit realistisch rechnen. Erst danach über Software, KI oder andere Entlastung entscheiden.
Viele Unternehmen denken bei GwG-Kosten zuerst an die eigentliche Dossierarbeit: Kunde identifizieren, wirtschaftlich berechtigte Person feststellen, Screening durchführen, Risiko einstufen, Unterlagen ablegen.
Der erste Aufwand entsteht aber früher. Bevor ein einziges Dossier eröffnet wird, muss geklärt werden, ob das Unternehmen überhaupt betroffen ist. Also: Handelt es als Finanzintermediär? Wird es als neu erfasste Beraterin oder neu erfasster Berater tätig? Oder liegt die konkrete Tätigkeit ausserhalb des GwG?
Für Treuhänder, Steuerberater, Anwältinnen, Immobilien- und Transaktionsberater ist diese Prüfung besonders wichtig. Der Berufstitel allein entscheidet nicht. Entscheidend ist, was im konkreten Mandat tatsächlich getan wird.
Ein Unternehmen kann in einem Bereich nicht unterstellt sein und in einem anderen sehr wohl Pflichten auslösen. Genau deshalb sollte die Unterstellungsprüfung nicht mündlich oder «nach Gefühl» erfolgen, sondern dokumentiert werden.
Auch ein negatives Ergebnis kostet Zeit. Aber es ist wertvolle Zeit, wenn später nachvollziehbar bleibt, warum ein Mandat nicht als GwG-relevant eingestuft wurde.
Ein Finanzintermediär hat andere Anforderungen als ein Berater, der nur in bestimmten Konstellationen unter das revidierte GwG fällt. Wieder anders ist die Lage bei Unternehmen, deren Tätigkeit ausserhalb des GwG bleibt, die aber trotzdem Sanktionsscreening, Datenschutz oder interne Kontrollfragen beachten müssen.
Die Rolle bestimmt, ob es um einzelne Sorgfaltsschritte oder um eine dauerhafte Organisation geht.
Nicht jede Beratung ist gleich risikobehaftet. Besonders relevant werden Tätigkeiten mit Bezug zu Strukturierung, Gründung, Immobilien, Transaktionen oder wirtschaftlicher Kontrolle über juristische Personen.
Eine allgemeine steuerliche Beratung löst andere Fragen aus als die Begleitung einer komplexen Gesellschaftsstruktur oder Immobilientransaktion.
Ein einzelner Fall lässt sich oft manuell bearbeiten. Bei wiederkehrenden Mandaten verändert sich die Rechnung. Dann geht es nicht mehr nur um ein Dossier, sondern um Einheitlichkeit, Fristen, Wiedervorlagen, Rollen und Nachweise.
Die Fallzahl entscheidet nicht allein über den Bedarf an Software. Aber sie macht sichtbar, wann ein Prozess von einzelnen Personen abhängig wird.
Ein Standardfall ist nicht mit einem erhöhten Risiko vergleichbar. Sobald PEP-Nähe, ungewöhnliche Länderbezüge, Trusts, Nominee-Strukturen, komplexe Beteiligungsketten oder unklare wirtschaftliche Berechtigungen auftreten, steigt der Aufwand sprunghaft.
Dann reicht es nicht mehr, Daten zu erfassen. Es müssen zusätzliche Quellen geprüft, Strukturen plausibilisiert, Entscheide begründet und Abklärungen dokumentiert werden.
Einzelne Sorgfaltspflichten sind etwas anderes als eine laufende GwG-Organisation.
Sobald Verantwortlichkeiten, Schulungen, interne Kontrollen, Aktualisierungen, Risikoanalyse, Verdachtsfallprozesse und Prüfungsvorbereitung dazukommen, geht es nicht mehr nur um KYC. Es geht um Organisation.
Und Organisation kostet vor allem eines: wiederkehrende interne Zeit.
Externe Kosten sind leicht zu erkennen. Eine SRO stellt Rechnung. Eine Schulung hat einen Preis. Eine Revision ist budgetierbar. Eine Softwarelizenz auch.
Die schwierigere Rechnung betrifft die interne Arbeit.
Ein KYC-Fall wirkt auf den ersten Blick überschaubar. In der Praxis entstehen die Kosten aber an den Rändern des Prozesses. Der Ausweis ist abgelaufen. Die Eigentümerstruktur ist unklar. Ein Registerauszug fehlt. Ein Screening ergibt einen möglichen Treffer. Der Kunde antwortet erst nach der dritten Nachfrage. Die wirtschaftlich berechtigte Person ist nicht eindeutig. Eine interne Freigabe bleibt hängen. Dokumente liegen in verschiedenen Ordnern.
Diese Zeit erscheint in keinem Budgetposten. Sie bindet aber Fachpersonen, die in dieser Zeit keine Mandatsarbeit leisten.
Gerade bei kleineren Kanzleien und Treuhandunternehmen schlägt das direkt auf Auslastung und Marge durch. «Wir machen das selbst» ist deshalb nicht automatisch günstiger. Es ist häufig nur weniger sichtbar.
Manuelle GwG-Prozesse wirken oft günstig, bis fehlende Unterlagen, Rückfragen, Screening-Treffer und unklare Strukturen den internen Zeitaufwand sichtbar machen.
Der Aufwand wächst bei erhöhtem Risiko nicht gleichmässig. Er springt.
Ein einfacher Fall kann mit klaren Vorlagen und sauberer Ablage effizient bearbeitet werden. Ein Fall mit erhöhtem Risiko verlangt zusätzliche Abklärungen, mehr Dokumentation und oft mehrere interne Entscheidungen.
Typische Aufwandstreiber sind etwa verschachtelte Beteiligungsstrukturen, ausländische Gesellschaften, Trusts, PEP-Bezug, auffällige Länderbezüge oder widersprüchliche Angaben zur wirtschaftlich berechtigten Person.
In solchen Fällen kostet nicht nur die Abklärung selbst Zeit. Teuer ist auch die Begründung.
Warum wurde der Fall angenommen? Warum wurde ein Screening-Treffer als False Positive beurteilt? Warum gilt die Eigentümerstruktur als plausibel? Warum wurde keine Meldung ausgelöst?
Diese Fragen müssen später im Dossier beantwortbar sein. Nicht als Erinnerung der zuständigen Person, sondern als nachvollziehbarer Entscheid.
Ein manueller GwG-Prozess ist nicht automatisch unprofessionell.
Bei wenigen, einfachen und seltenen Fällen kann ein manueller Prozess wirtschaftlich sinnvoll sein. Voraussetzung ist aber, dass er wirklich ein Prozess ist – und nicht nur eine Sammlung von Vorlagen, Excel-Listen und persönlichen Erinnerungen.
Ein tragfähiger manueller Prozess braucht klare Zuständigkeiten, definierte Risikokriterien, einheitliche Ablage, Fristen, Wiedervorlagen, Stellvertretung und nachvollziehbare Entscheide.
Der eigentliche Test lautet:
Kann eine zweite Person das Dossier Monate später verstehen, ohne die ursprüngliche Bearbeiterin fragen zu müssen?
Wenn ja, kann ein manueller Prozess genügen. Wenn nein, besteht ein Organisationsrisiko.
Ein Verfahren, das nur funktioniert, solange eine bestimmte Person im Haus ist, ist kein schlanker Prozess. Es ist ein Personenrisiko mit Ordnerstruktur.
Viele fragen sich: Ab wie vielen Fällen lohnt sich eine GwG-Software? Doch diese Frage greift zu kurz. Denn digitale Unterstützung lohnt sich nicht erst bei vielen Fällen. Bereits ein einzelnes GwG-relevantes Mandat kann Aufwand verursachen, wenn Identifikation, wirtschaftlich berechtigte Person, Screening, Risikoeinstufung, Nachweise und Entscheid sauber dokumentiert werden müssen.
Der Nutzen liegt deshalb nicht nur in der Menge der Fälle, sondern im geführten Prozess. Eine gute Lösung hilft, die notwendigen Schritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten, nichts zu vergessen und die Entscheidung nachvollziehbar festzuhalten. Das wird besonders wichtig, wenn mehrere Personen Mandate eröffnen oder beurteilen, Wiedervorlagen und Aktualisierungen regelmässig anfallen, Screening-Treffer dokumentiert werden müssen oder Dossiers gegenüber SRO, Revision oder interner Kontrolle erklärbar sein sollen.
Digitale Unterstützung nimmt den Fachpersonen die Verantwortung nicht ab. Sie sorgt aber dafür, dass diese Verantwortung strukturiert ausgeübt wird: mit klaren Schritten, vollständigen Nachweisen, dokumentierten Entscheiden und einem Dossier, das auch später noch verständlich ist.
KI kann im GwG-Prozess sinnvoll unterstützen. Aber sie spart nicht die Prüfung. Sie spart die Vorbereitung der Prüfung. Gut unterstützbar sind etwa das Auslesen von Daten aus Ausweisen, Registerauszügen oder Dokumenten, das Zusammenziehen von Beteiligungsstrukturen, das Prüfen von Dossiers auf Vollständigkeit, das Vorsortieren von Screening-Treffern oder das Entwerfen von Aktennotizen und Rückfragen.
Nicht delegierbar sind die eigentlichen Entscheidungen. Ob eine Geschäftsbeziehung angenommen wird, ob eine wirtschaftlich berechtigte Person plausibel festgestellt wurde, welche Risikostufe ein Fall trägt, ob ein Treffer wirklich relevant ist oder ob ein Verdacht besteht – das muss eine Person beurteilen und verantworten. KI kann also helfen, Zeit dort zu reduzieren, wo niemand entscheiden muss: beim Suchen, Strukturieren, Auslesen, Nachfassen und Dokumentieren. Sobald es um Plausibilität, Risiko oder Verdacht geht, ist sie Unterstützung – nicht Ersatz.
Digitale und KI-gestützte Werkzeuge können Zuarbeit, Strukturierung und Nachweise verbessern. Die fachliche Entscheidung bleibt aber beim Menschen.
Mit dem Transparenzregister kommt ab dem 1. Oktober 2026 eine neue Informationsquelle hinzu. Für KYC- und UBO-Prozesse ist das wichtig. Aber es ist keine Abkürzung.
Das Register ersetzt die eigene Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person nicht. Es tritt als zusätzliche Referenzquelle daneben.
Damit entsteht ein neuer Prozessschritt: Der eigene Befund muss mit dem Registereintrag abgeglichen werden. Bei Abweichungen braucht es eine Regel. Wer klärt? Wer entscheidet? Wann wird eskaliert? Wo wird dokumentiert?
Das Transparenzregister kann also helfen, wenn der Prozess darum herum geregelt ist. Ohne Prozess erzeugt es vor allem eine zusätzliche Stelle, an der Angaben nicht übereinstimmen können.
Zeit spart das Register erst dann, wenn klar ist, wann abgefragt wird, wer die Abweichung beurteilt und wie das Ergebnis im Dossier landet.
Bei wenigen potenziell betroffenen Mandaten liegt der Schwerpunkt auf der richtigen Einordnung. Hier braucht es nicht zwingend ein grosses System. Wichtig sind eine dokumentierte Unterstellungsprüfung, ein konsistenter KYC-Prozess und eine verständliche Ablage.
Die entscheidende Frage lautet: Ist später nachvollziehbar, warum ein Fall als nicht unterstellt, unkritisch oder risikobehaftet beurteilt wurde?
Hier verschiebt sich das Risiko vom einzelnen Fall zur Einheitlichkeit. Wenn verschiedene Personen mit eigenen Excel-Dateien, persönlichen Kalendern und unterschiedlichen Ablagelogiken arbeiten, können einzelne Entscheidungen fachlich richtig sein. Trotzdem fehlt ein Organisationsnachweis. Der Nutzen digitaler Unterstützung liegt hier in Rollenverteilung, Standardisierung und Nachvollziehbarkeit.
Bei einer laufenden GwG-Verantwortung ist die Identifikation der Vertragspartei nur der Anfang. Risikomanagement, laufende Überwachung, Aktualisierung, interne Kontrollen, Schulungen, Verdachtsfallprozesse und Prüfungsvorbereitung müssen zusammenspielen. Ein System, das nur das Onboarding digitalisiert, reicht hier oft nicht aus. Die Organisation muss den gesamten Prozess abbilden können.
Nehmen wir eine Treuhandgesellschaft mit mehreren GwG-relevanten Mitarbeitenden, laufenden Geschäftsbeziehungen, neuen Mandaten pro Jahr, einzelnen Fällen mit erhöhtem Risiko und einem Verdachtsfall.
Die sichtbaren Kosten sind schnell benannt: SRO-Beitrag, Schulung, Revision.
Die internen Kosten sind weniger sichtbar. Sie entstehen bei Standardaufnahmen, Fällen mit erhöhtem Risiko, laufender Überwachung, Aktualisierung bestehender Dossiers, internen Kontrollen, Weisungspflege, Prüfungsvorbereitung und Verdachtsfallabklärung.
In vielen Organisationen ist die interne Zeit der deutlich grössere Block.
Und gerade diese Zeit wird häufig nicht gemessen.
Das führt zu falschen Vergleichen. Eine Softwarelizenz erscheint teuer, weil sie als Rechnung sichtbar ist. Die interne Bearbeitung erscheint günstig, weil sie im Arbeitsalltag verschwindet.
Betriebswirtschaftlich stimmt das nur, wenn Arbeitszeit keinen Wert hat.
Mangelhafte GwG-Compliance kostet nicht erst dann, wenn eine Sanktion droht.
Oft entstehen die Kosten viel früher. Dossiers müssen unter Zeitdruck nachbearbeitet werden. Wirtschaftlich Berechtigte müssen rückwirkend geklärt werden. Fehlende Nachweise müssen rekonstruiert werden. Prozesse müssen nach einer Prüfung neu aufgebaut werden. Externe Beratung wird kurzfristig notwendig. Mandate verzögern sich. Banken, Partner oder Kunden stellen kritische Rückfragen.
Besonders teuer ist die rückwirkende Rekonstruktion.
Denn sie kostet Zeit, erzeugt Unsicherheit und überzeugt im Prüfungsfall selten so gut wie ein Dossier, das von Anfang an sauber geführt wurde.
Compliance bedeutet deshalb nicht, möglichst viele Unterlagen abzulegen. Compliance bedeutet, später erklären zu können, welche Prüfung durchgeführt wurde, welche Informationen vorlagen, welche Entscheidung getroffen wurde und warum.
Bevor Sie über Software, KI oder externe Unterstützung entscheiden, sollten Sie diese Fragen beantworten:
Welche GwG-Rolle nehmen wir tatsächlich ein?
Welche Tätigkeiten sind relevant?
Wie viele Mandate sind betroffen?
Wie viele Fälle haben erhöhtes Risiko?
Wie viel interne Zeit wird heute nicht erfasst?
Wo entstehen laufende Aktualisierungen und Wiedervorlagen?
Wer entscheidet bei Abweichungen oder Treffern?
Können Dossiers später ohne Rückfrage verstanden werden?
Ist unser Prozess von einzelnen Personen abhängig?
Und können wir im Prüfungsfall zeigen, dass nicht nur abgelegt, sondern beurteilt wurde?
Wenn mehrere dieser Fragen offen sind, ist nicht nur die Fallbearbeitung das Problem. Dann ist GwG-Compliance zur Organisationsfrage geworden.
Der 1. Oktober 2026 ist nicht der Zeitpunkt, an dem die Vorbereitung beginnen sollte. Es ist der Zeitpunkt, ab dem die neuen Regeln gelten. Sinnvoll ist deshalb, jetzt die eigenen Tätigkeiten und Mandate zu klassifizieren, die Unterstellung zu prüfen, allenfalls einen SRO-Anschluss vorzubereiten, Verantwortlichkeiten zu klären, den KYC-Prozess zu definieren und den Umgang mit Registerabgleich, Abweichungen und Dokumentation festzulegen.
Erst danach sollte entschieden werden, ob ein manueller Prozess genügt, ob digitale Unterstützung sinnvoll ist oder ob ein integriertes GwG-System notwendig wird. Aktionismus hilft nicht. Abwarten aber auch nicht.
GwG-Compliance kostet nicht überall gleich viel.
Einzelfälle, wiederkehrende Beratungstätigkeiten und eine laufende Finanzintermediärsrolle sind organisatorisch und wirtschaftlich verschiedene Ausgangslagen.
Wer die Kosten seriös beurteilen will, beginnt nicht beim Lizenzpreis. Er beginnt bei Rolle, Tätigkeit, Fallzahl, Risiko und Prüfungserwartung.
Für wenige einfache Fälle kann ein manueller Prozess ausreichen. Sobald mehrere Personen beteiligt sind, Wiedervorlagen laufen, Registerdaten abgeglichen werden oder ein Nachweis gegenüber SRO, Revision oder interner Kontrolle notwendig wird, steigt der Nutzen eines strukturierten Systems deutlich.
Digitale und KI-gestützte Unterstützung senkt nicht die Verantwortung. Sie senkt den Aufwand der Zuarbeit.
Die beste Lösung ist deshalb nicht die mit den meisten Funktionen. Die beste Lösung ist die, die den tatsächlichen Pflichtenumfang vollständig abbildet, ohne unnötige Komplexität zu erzeugen.
Wer nach Entlastung sucht, bevor er seine eigene Belastung kennt, senkt keine Kosten. Er verschiebt sie nur dorthin, wo sie niemand mehr sieht.
Viele Unternehmen vergleichen zuerst externe Kosten: SRO-Gebühren, Schulungen, Revision oder Software. Der grössere Hebel liegt aber oft in der internen Bearbeitungszeit.
DATA Security unterstützt Treuhänder, Berater und Finanzintermediäre dabei, den eigenen GwG-Aufwand realistisch einzuschätzen und in prüfungstaugliche Prozesse zu überführen.
Mit DS|KYC und DS|GwG lassen sich Kundendaten strukturiert erfassen, KYC- und UBO-Prüfungen nachvollziehbar dokumentieren, Screening und Risikoanalyse in den Prozess integrieren, offene Dokumente und Wiedervorlagen steuern, Abklärungen und Entscheide revisionsfähig festhalten und interne Zeit dort reduzieren, wo heute manuelle Zuarbeit entsteht.
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Staatssekretariat für internationale Finanzfragen (SIF): «Bundesrat setzt neue Regeln gegen Geldwäscherei in Kraft», Medienmitteilung vom 12. Juni 2026
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FINMA: «Geldwäschereibekämpfung im Rahmen der Finanzmarktaufsicht», Überblick zu Sorgfalts-, Melde- und Organisationspflichtenhttps://www.finma.ch/de/ueberwachung/branchenuebergreifende-themen/geldwaeschereibekaempfung/
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Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO): «Rechtliche Grundlagen Sanktionen», Embargogesetz als Rechtsgrundlage der Schweizer Sanktionsmassnahmen
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