Was Prüfer bei GwG-Kontrollen sehen wollen: Dossier, Risikoanalyse und Nachweise

 "Bitte zeigen Sie uns die Risikoanalyse, das KYC-Dossier und den Nachweis der UBO-Prüfung." Dieser Satz eröffnet die meisten GwG-Prüfungen, und er entlarvt sofort eine verbreitete Fehlannahme: Wer meint, eine Prüfung bestehe darin, glaubhaft zu versichern, man halte sich an die Vorgaben des Geldwäschereigesetzes, hat das Prinzip nicht verstanden. Prüfer wollen nicht hören, dass Sorgfaltspflichten erfüllt wurden. Sie wollen sehen, wer wann was auf welcher Grundlage geprüft, entschieden, dokumentiert und aktualisiert hat. 

Für viele Finanzintermediäre, SRO-Mitglieder und neu auch für bestimmte Berater wird das in den kommenden Jahren zum echten Stresstest. Die eidgenössischen Räte haben am 26. September 2025 sowohl das neue Bundesgesetz über die Transparenz juristischer Personen und die Identifikation der wirtschaftlich berechtigten Personen (TJPG) als auch eine Teilrevision des Geldwäschereigesetzes (GwG, SR 955.0) verabschiedet. Der Bundesrat hat das Inkrafttreten auf den 1. Oktober 2026 festgelegt. Ab diesem Zeitpunkt fallen bestimmte Beratungstätigkeiten – insbesondere im Zusammenhang mit der Gründung und Strukturierung juristischer Personen, mit Immobilientransaktionen oder mit Organ-, Treuhand- und Nominee-Funktionen – neu unter das GwG. Parallel dazu bereitet sich die Schweiz auf die fünfte Länderprüfung durch die Financial Action Task Force (FATF) vor, die laut dem Staatssekretariat für internationale Finanzfragen (SIF) für 2026/2027 angesetzt ist. Beides erhöht den Erwartungsdruck an Wirksamkeit und Nachvollziehbarkeit spürbar. Die Kernaussage, die sich daraus ableitet, ist unbequem, aber einfach: Prüfungstauglichkeit entsteht nicht kurz vor der Kontrolle. Sie entsteht durch laufende, saubere Dokumentation.  

Wer prüft überhaupt?

Das schweizerische Aufsichtsmodell im Bereich der Geldwäschereibekämpfung ist zweistufig organisiert. Finanzintermediäre, die keiner prudenziellen Aufsicht durch die FINMA unterstehen, müssen sich nach Art. 14 GwG einer von der FINMA anerkannten Selbstregulierungsorganisation (SRO) anschliessen. Aktuell gibt es rund ein Dutzend anerkannter SRO. Diese konkretisieren die gesetzlichen Sorgfaltspflichten in eigenen Reglementen, die auf Art. 24 und Art. 25 GwG gestützt sind und von der FINMA genehmigt werden müssen.

Die SRO prüfen ihre angeschlossenen Mitglieder periodisch und risikobasiert. Wie ein solches Prüfprogramm konkret aussehen kann, zeigt beispielhaft das Kontroll-, Prüf- und Sanktionsreglement der Selbstregulierungsorganisation des Schweizerischen Versicherungsverbandes (SRO-SVV): Dort beträgt der Prüfrhythmus je nach Risikoeinstufung des Mitglieds zwölf oder vierundzwanzig Monate; die Stichprobenauswahl richtet sich unter anderem nach der Anzahl der Neuabschlüsse, der Geschäftsbeziehungen mit erhöhten Risiken und den MROS-Meldungen, und die beauftragte Prüfgesellschaft erstattet dem Vorstand der SRO Bericht.

Ähnlich verlangt das Reglement des PolyReg Allg. Selbstregulierungs-Vereins (SRO PolyReg) gestützt auf Art. 8 GwG organisatorische Massnahmen, interne Weisungen und – bei grösseren Betrieben – eine personelle Trennung zwischen überwachender und geschäftsverantwortlicher Funktion.

Wichtig für die Einordnung: Diese Reglemente sind Beispiele einzelner SRO, keine für alle Marktteilnehmer identische Norm. Wer einer anderen SRO angeschlossen ist, muss deren eigenes Reglement konsultieren. Geprüft wird dabei nicht nur, ob Dokumente existieren, sondern auch, ob die Vorgaben tatsächlich gelebt werden. Stellt eine SRO Mängel fest, kann sie Massnahmen verlangen, Sanktionen aussprechen oder im Extremfall den Ausschluss eines Mitglieds prüfen; schwere Gesetzesverletzungen muss sie der FINMA umgehend melden.

Bei der Sanktionierung selbst zeigt die FINMA-Publikation zur Geldwäschereibekämpfung (s. Quellenverzeichnis), dass der Instrumentenkasten je nach Aufsichtsregime unterschiedlich ausgestaltet ist. Die oft zitierte Konventionalstrafe von bis zu zehn Millionen Franken betrifft ausschliesslich Banken, die gegen die Standesregeln der Schweizerischen Bankiervereinigung (VSB) verstossen – ein eigenes Sanktionsregime ausserhalb des SRO-Systems, da Banken der prudenziellen FINMA-Aufsicht direkt unterstehen. Für SRO-Mitglieder wie Treuhänder, Vermögensverwalter oder neu unterstellte Berater gilt diese Grössenordnung nicht: Jede SRO legt Art und Höhe ihrer Sanktionen eigenständig im eigenen Reglement fest, üblicherweise deutlich unterhalb dieser Schwelle, und das Spektrum reicht von Verwarnungen über Konventionalstrafen bis zum Ausschluss aus der SRO. Gemeinsam ist beiden Regimen nur die Meldepflicht: Stellen SRO oder Aufsichtsorganisationen schwere Gesetzesverletzungen fest, müssen sie dies der FINMA umgehend melden. Für die Praxis heisst das: Pauschale Aussagen über "die" GwG-Sanktion verbieten sich – massgeblich ist stets das Reglement der jeweils zuständigen SRO.  

Im Hintergrund beaufsichtigt die FINMA wiederum die SRO selbst. Sie teilt die SRO anhand von Mitgliederzahl, -struktur, Organisation und Aufsichtspolitik jährlich in Risikokategorien ein und setzt dafür ein Instrumentarium aus periodischen Vor-Ort-Kontrollen, bilateralen Aufsichtsgesprächen und der Auswertung der SRO-Jahresberichte ein.

Sie kann diese Kontrollen selbst durchführen oder einer von ihr bezeichneten Prüfgesellschaft übertragen. Dieser Informationsaustausch zwischen den Aufsichtsebenen wird tendenziell relevanter, je stärker der internationale Druck auf die Wirksamkeit des Gesamtsystems zunimmt – ein Punkt, den auch die anstehende FATF-Länderprüfung in den Fokus rückt.

Was Prüfer konkret sehen wollen

• Der erste Prüfpunkt betrifft die internen Weisungen. Nach Art. 8 GwG müssen Finanzintermediäre die zur Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung notwendigen Massnahmen treffen, wozu ausdrücklich die Ausbildung des Personals und interne Kontrollen zählen. Für FINMA-unterstellte Institute konkretisiert Art. 26 GwV-FINMA, was diese Weisungen inhaltlich abdecken müssen: die Kriterien zur Erkennung von Geschäftsbeziehungen und Transaktionen mit erhöhten Risiken, die Zuständigkeit für Meldungen, den Umgang mit politisch exponierten Personen und die Grundzüge von Schulungen für Mitarbeitende. Weisungen, die erkennbar aus einem Mustertext kopiert wurden und nicht zum tatsächlichen Geschäftsmodell passen, sind ein klassischer und in der Praxis häufig beanstandeter Mangel.

• Der zweite Prüfpunkt ist die Risikoanalyse. Art. 6 GwG verlangt einen risikobasierten Ansatz: Finanzintermediäre müssen ihre Geschäftsbeziehungen nach Risikokriterien differenzieren, den Umfang der einzuholenden Informationen daran ausrichten und – bei ausländischen politisch exponierten Personen zwingend – von einem erhöhten Risiko ausgehen. Eine Risikoanalyse, die seit Jahren unverändert ist oder generische Textbausteine enthält, ohne dass daraus unterschiedliche Sorgfaltsmassnahmen für unterschiedliche Kundengruppen abgeleitet werden, verfehlt den Zweck der Norm; die entscheidende Prüferfrage lautet stets, ob sie das tatsächliche Geschäftsmodell widerspiegelt.

• Der dritte Punkt betrifft das KYC-Dossier und die Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person. Art. 3 GwG verlangt die Identifizierung der Vertragspartei, Art. 4 GwG die Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person mit der nach den Umständen gebotenen Sorgfalt, und Art. 6 GwG ergänzt dies um die Pflicht, Hintergrund und Zweck einer Geschäftsbeziehung abzuklären, wenn diese ungewöhnlich erscheint oder Anhaltspunkte für deliktische Vermögenswerte vorliegen. Ein Aktenvermerk wie "wirtschaftlich Berechtigter überprüft" genügt diesen Anforderungen nicht, wenn Quelle, Datum, Prüfschritt und Ergebnis fehlen – denn die Dokumentationspflicht nach Art. 7 GwG verlangt gerade, dass ein fachkundiger Dritter die Feststellungen und Abklärungen nachvollziehen kann. Dasselbe gilt für den Satz "wir kennen den Kunden seit Jahren": Vertrautheit mag das Risiko beeinflussen, sie ersetzt aber keine dokumentierte Prüfung.

• Der vierte Punkt ist die periodische Aktualisierung. Seit der GwG-Revision, die per 1. Januar 2023 in Kraft trat, verlangt Art. 7 Abs. 1bis GwG ausdrücklich einen risikobasierten Ansatz bei Umfang, Häufigkeit und Art der Überprüfung und Aktualisierung von Kundenbelegen; Hochrisikokunden sind entsprechend häufiger zu überprüfen als andere. Auslöser für eine ausserplanmässige Aktualisierung sind in der Praxis unter anderem ein Kontrollwechsel bei der Vertragspartei, neue Länderbezüge, ungewöhnliche Transaktionen oder Änderungen auf Sanktionslisten – eine veraltete Akte ohne erkennbare Aktualisierungsspur ist ein wiederkehrender Beanstandungspunkt in SRO-Prüfberichten.

• Der fünfte Punkt betrifft das Sanktions- und PEP-Screening, das aus der Pflicht zur besonderen Sorgfalt bei erhöhten Risiken nach Art. 6 GwG folgt. Ein einmaliges Screening bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung reicht nicht: Nachvollziehbar sein müssen die geprüften Personen, das verwendete Listen- oder Tool-System, das Datum, das Ergebnis, die Begründung bei Fehltreffern und die laufende Aktualisierung bei Listenänderungen.

• Der sechste Punkt ist die Schulung. Weil Art. 8 GwG die Ausbildung des Personals ausdrücklich als Massnahme nennt und Art. 26 Abs. 2 GwV-FINMA verlangt, dass die Grundzüge dieser Ausbildung in einer Weisung geregelt sind, braucht es mehr als die blosse Behauptung, geschult worden zu sei: Datum, Inhalte, Teilnehmerliste und Nachweis der Durchführung gehören zu einem prüfungstauglichen Beleg.

• Der siebte und in vielen Prüfungen sensibelste Punkt ist der Verdachts- und Meldeprozess. Art. 9 GwG verpflichtet Finanzintermediäre, der Meldestelle für Geldwäscherei (MROS) nach Art. 23 GwG unverzüglich Meldung zu erstatten, wenn sie wissen oder den begründeten Verdacht haben, dass in eine Geschäftsbeziehung involvierte Vermögenswerte deliktischer Herkunft sind. Werden Verdachtsmomente zwar intern diskutiert, aber nicht dokumentiert, lässt sich später nicht mehr rekonstruieren, weshalb keine Meldung erfolgte – ein Zustand, den Prüfer aus naheliegenden Gründen kritisch sehen.

Die Prüferfrage hinter jedem Nachweis

Über alle diese Einzelpunkte hinweg lässt sich fast jeder Prüfpunkt auf eine gemeinsame Kernfrage reduzieren: Kann ein Dritter nachvollziehen, wer wann was auf welcher Grundlage geprüft, wie entschieden und wo dies dokumentiert wurde? Diese Formel ist keine zusätzliche gesetzliche Anforderung, sondern die praktische Übersetzung dessen, was Art. 7 GwG mit "Nachvollziehbarkeit durch fachkundige Dritte" meint. Eine Akte, die diese Frage für jeden relevanten Schritt beantwortet, ist prüfungstauglich – unabhängig davon, wie das einzelne Formular aussieht.

Häufige Beanstandungen

In der Prüfpraxis wiederholen sich dieselben Muster: der nicht belegte Kurzvermerk zur wirtschaftlichen Berechtigung; die persönliche Kundenbeziehung als Ersatz für eine formale Prüfung; die veraltete Risikoanalyse ohne Aktualisierungsspur; die pauschale Einstufung sämtlicher Geschäftsbeziehungen als "normales Risiko" ohne objektive Differenzierung; behauptete, aber nicht belegte Schulungen; Weisungen, die einen anderen Prozess beschreiben als den tatsächlich gelebten; und ein Sanktionsscreening, das nur bei Eröffnung, nicht aber laufend erfolgt. Die Lösung ist in jedem Fall dieselbe: Quelle, Datum, Prüfschritt, Ergebnis und – wo nötig – die Eskalationsentscheidung dokumentieren.

Vorbereitung auf eine Prüfung

Auch wenn es keine gesetzlich vorgeschriebene Prüfvorbereitungs-Choreografie gibt, hat sich in der Praxis ein wiederkehrendes Vorgehen etabliert: rechtzeitig vor einer angekündigten oder erwarteten Prüfung die Risikoanalyse aktualisieren, Stichproben aus Kundendossiers ziehen, UBO-Nachweise und Sanktionsscreening kontrollieren, offene Aktualisierungen identifizieren und priorisieren. Ein internes Selbstaudit anhand der eigenen SRO-Vorgaben oder einer eigenen Checkliste hilft, Lücken vor der eigentlichen Prüfung zu erkennen und mit Fristen zu versehen. Am Prüfungstag selbst gilt ein einfacher Grundsatz: Nachweise werden nicht nachträglich "verschönert"; wo Lücken bestehen, ist Transparenz über bereits eingeleitete Korrekturen die bessere Strategie als der Versuch, sie zu verdecken. Nach der Prüfung sollten Mängel in einen Massnahmenplan mit klaren Verantwortlichkeiten und Fristen überführt werden – dies ist auch deshalb sinnvoll, weil SRO bei schweren Verstössen zur Meldung an die FINMA verpflichtet sind und eine dokumentierte, zügige Behebung im Zweifel für die Organisation spricht.

Wie strukturierte Systeme Prüfungstauglichkeit unterstützen

Ein wesentlicher Teil der oben beschriebenen Anforderungen läuft auf dieselbe organisatorische Leistung hinaus: Pflichtfelder nicht vergessen, Verantwortlichkeiten klar zuordnen und Änderungen nachvollziehbar protokollieren. Ein strukturiertes System kann hier unterstützen, indem es Risikoanalyse, Kundenklassifikation, Dossierführung und Fristenüberwachung an einem Ort zusammenführt und einen Audit-Trail erzeugt, der zeigt, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Das ersetzt nicht die fachliche Beurteilung im Einzelfall – wohl aber das Risiko, dass eine an sich korrekt durchgeführte Prüfung mangels Dokumentation nicht nachweisbar ist.

Fazit

Prüfungstaugliche GwG-Compliance ist kein Dokument, sondern ein durchgängiger Prozess: Risikoanalyse, KYC, UBO-Prüfung, Sanktionsscreening, periodische Aktualisierung, Schulung und Meldewesen müssen ineinandergreifen und – das ist der eigentliche Kern jeder Prüfung – für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar dokumentiert sein. Mit der GwG-Revision, der Unterstellung neuer Beraterkategorien und der bevorstehenden FATF-Länderprüfung wird dieser Massstab in den kommenden Jahren eher strenger als milder ausgelegt werden. Wer seine Nachweisführung heute laufend führt statt sie kurz vor der Prüfung zu rekonstruieren, verschafft sich den entscheidenden Vorsprung.

Quellenverzeichnis

• Bundesgesetz über die Bekämpfung der Geldwäscherei und der Terrorismusfinanzierung im Finanzsektor (Geldwäschereigesetz, GwG).

• FINMA: Aufsicht über Selbstregulierungsorganisationen (SRO).

• FINMA: Selbstregulierungsorganisationen (SRO) – Bewilligung.

• FINMA: Geldwäschereibekämpfung im Rahmen der Finanzmarktaufsicht.

• Kontroll-, Prüf- und Sanktionsreglement der SRO-SVV (KPS SRO-SVV), in Kraft seit 1. Januar 2017.

• Reglement der SRO PolyReg gemäss Art. 25 GwG.

• onlinekommentar.ch: Kommentierung zu Art. 8 GwG.

• onlinekommentar.ch: Kommentierung zu Art. 7 GwG.

• Staatssekretariat für internationale Finanzfragen (SIF): Financial Action Task Force.

• STEP: FATF removes Switzerland from AML enhanced scrutiny regime.

• Bratschi Rechtsanwälte: TJPG und GwG – Neue Transparenz- und Sorgfaltspflichten ab 2026; Rico Dufner u. Markus Huber.

• HÄRTING Rechtsanwälte: Schweiz stärkt die Finanzintegrität – neues Transparenzgesetz und strengere GwG-Regeln für Berater; Nicole Beranek Zanon u. Corinna Stubenvoll.

• Schweizerischer Bundesrat / VBS-Newsdienst: Bundesrat eröffnet Vernehmlassung zu Verordnungen über die Transparenz juristischer Personen und die Bekämpfung der Geldwäscherei, 15.10.2025.